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Bienheureux soit le télétravailleur productif et branché

Bienheureux soit le télétravailleur productif et branché

Le télétravail, incontournable aujourd’hui, peut-être le « nirvana » pour certains ou angoissant pour d’autres. Tout reposera sur les décisions quant aux choix des solutions techniques, technologiques, organisationnelles et, même, relationnelles. Il est important de s’assurer que le télétravailleur reste productif et branché.

Tout dépend du type d’entreprise, les solutions disponibles pour le télétravail sont multiples. De la microentreprise à la multinationale, les produits sont abondants, si abondants qu’il en devient un casse-tête pour s’y retrouver et adopter sa niche.

Débutons par l’organisation du bureau à domicile.

L’ergonomie de l’espace de travail est primordiale pour jumeler confort, convivialité et productivité. Il est essentiel de pouvoir se créer une bulle dans laquelle il sera facile au télétravailleur de se dévouer à la tâche. Un endroit calme et reposant avec ;

  • Un (très) grand bureau permettant d’étaler avec ordre les dossiers en cours;
  • Un bon fauteuil bien coussiné à dossier haut et bien droit pour protéger la santé de son dos;
  • Un bon éclairage pas trop flamboyant, mais adéquat pour palier à la fatigue des yeux;
  • Un support d’écran d’ordinateur permettant de glisser son ordinateur portable dessous, ce qui libère de l’espace sur le bureau et garantit de garder le regard haut et la tête droite;
  • Une cafetière à proximité pour siroter, au besoin, un bon café latté.

Deuxièmement, le poste de travail à la maison est aussi important et il faut le considérer ;

  • De préférence, avoir un ordinateur portable performant (personnel ou fournis par le bureau). Que ce dernier ait la dernière version de son système d’exploitation ainsi que les correctifs de sécurité les plus récents;
  • Un grand écran (certains seront mieux servis avec deux écrans selon le type de travail à accomplir) connecté à son ordinateur. Et pourquoi pas un écran du type « Ultra-Wide» équivalant à 2 écrans en 1 ? Cela permet d’obtenir jusqu’à quatre écrans virtuels et mieux gérer son travail tout en étant moins encombrant.
  • Clavier et souris utilisant la technologie Bluetooth. Un peu plus chère, mais elle libère des ports USB si rares, mais si utiles sur un portable;
  • Une caméra du type « Webcam» et un casque d’écoute (avec micro) pour garder un contact de qualité avec son gestionnaire et ses collègues;
  • Une connexion sans-fil (Wi-Fi) de qualité branchée sur un lien internet offrant, au minimum, dix mégabits de capacité de bande passante (surtout pour la vidéoconférence).
  • Troisièmement, les logiciels et utilitaires doivent permettre d’être productif tout en étant sécuritaires, ne pensez qu’à :
  • Un bon antivirus installé et à jour. À cet égard, Kaspersky, un produit reconnu, saura répondre très bien à ce besoin ;
  • Un bon utilitaire de pare-feu sur l’ordinateur du travailleur qui, lui aussi, soit activé et à jour;
  • Le standard de l’industrie Microsoft Office (ou équivalent). Il est reconnu que les équivalents n’offrent pas une compatibilité à 100% avec la suite Office. Depuis Office 365, axée infonuagique, elle devient incontournable en mode télétravail puisque tous ses progiciels sont accessibles de partout;
  • Adobe Acrobat Reader (le format PDF étant un standard);
  • Une adresse de courriel professionnelle fournie par votre entreprise. Il n’est pas une bonne pratique d’utiliser son adresse personnelle et il est important d’établir une frontière tangible entre votre vie privée et professionnelle;

Quatrièmement, la gestion du temps est, pour moi, le plus important des facteurs car :

  • Se fixer une plage horaire de travail fixe et la respecter;
  • Planifier ses tâches à accomplir à l’intérieur de cette plage;
  • Rester en contact avec le bureau;
  • S’accorder des moments de pause;
  • Fermer boutique les fins de semaine si possible;

Mais qu’en est-il de l’employeur, de l’entreprise dont ses employés sont en télétravail ? Qu’elle soit petite ou grande, toute compagnie se voit confronter à des défis pour concilier convivialité, productivité et, surtout, la sécurité de ses données.

Pour maintenir ses objectifs, dont le respect des échéanciers, de la productivité globale, du suivi des dossiers en cours, du maintien du service à clientèle, l’employeur se doit de mettre en place une structure conviviale et fonctionnelle.

Plusieurs seront tentés de se disperser de gauche à droite et d’opter pour plusieurs solutions individuelles comme, par exemple, vidéoconférence, gestion des tâches et échéanciers, calendrier partagé, courriels, clavardage, etc… Ce qui implique, dans bien des cas, une gestion ardue des accès pour chaque employé qui seront doublés, triplés et plus.

Alors, pourquoi ne pas opter pour une solution intégrée de type tout-en-un ? Un point central incluant tous vos outils requis à la productivité?

D’entrée de jeu, Microsoft Office est un standard éprouvé et reconnu dans le monde et, depuis quelques années, est bien ancré dans le « nuage » avec la version Office 365 et OneDrive. Microsoft SharePoint et Microsoft Teams sont maintenant une preuve de l’esprit novateur de Microsoft qui a pris, du même coup, la position de tête dans le domaine du travail collaboratif en ligne en toute sécurité.

SharePoint est l’outil de gestion documentaire de l’environnement Office 365, c’est l’application “infonuagique” qui remplace les serveurs réseau de votre entreprise, c’est un espace collaboratif où plusieurs utilisateurs peuvent partager et travailler sur des documents communs. Il est un intranet pour votre entreprise.

Pour sa part, Teams regroupe tous les outils dont un télétravailleur a besoin dont Office 365, appels téléphoniques, messagerie vocale, gestion des équipes de travail, vidéoconférence, messagerie, et bien plus encore.

Il ne reste plus qu’à l’entreprise d’opter pour la solution qui s’adaptera le mieux à ses besoins.

Alors, bienheureux soit le télétravailleur !!!



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