Qu’est-ce que SharePoint ? Un petit guide du débutant – Partie II

Qu’est-ce que SharePoint ? Un petit guide du débutant – Partie II

Dans cette courte série d’articles, ce guide du débutant, sur SharePoint, la plateforme collaborative de création et de gestion de documents, nous vous avons présenté, dans un premier article, SharePoint, ses avantages et son utilité.   Dans cette seconde partie, nous pousserons un peu plus les connaissances en vous parlant de quelques-uns des applications SharePoint les plus populaires, en quoi SharePoint contribue-t-il à faciliter la collaboration et, enfin, comment il peut être puissant de l’utiliser comme gestionnaire de documents.  

Qu’est-ce qu’une application SharePoint ?

  Dans SharePoint, les applications sont des éléments intégrés qui ajoutent des fonctionnalités aux espaces de collaboration standard de la plateforme. Certaines applications sont livrées prêtes à l’emploi avec la plateforme, mais de nombreuses autres ajoutent des fonctions et des options qui ne sont pas incluses dans la plateforme standard.   Il peut s’agir par exemple d’une bibliothèque dans laquelle les utilisateurs peuvent enregistrer et partager des documents et des fichiers, de modules, ou plug-ins, pour le calendrier, ou encore d’applications puissantes disponibles sur le « AppSource » de SharePoint.  

En quoi SharePoint est-il utile pour la collaboration ?

  SharePoint met à disposition un espace web dans lequel les utilisateurs peuvent télécharger des documents et les partager immédiatement avec d’autres personnes ayant besoin de les voir. Les utilisateurs peuvent également disposer d’un espace de stockage personnel sur OneDrive, où personne ne peut voir les documents ou fichiers qu’ils y téléchargent avant qu'elle ne les ait « partagés » ou qu’ils aient accordé l’accès à ces documents à d’autres utilisateurs.   Dans ce cas, permettre à un groupe de collègues de visualiser un document publié est un processus à une étape. Cependant, les fonctions d’approbation et de flux précédemment mentionnées permettent de contrôler la manière dont les documents sont partagés et dont les salariés collaborent sur l’information au sein de l’entreprise.   Il est également facile d’envoyer des liens vers les documents partagés ou les espaces de collaboration par courriel, ce qui permet aux utilisateurs d’accéder facilement et sans détour aux données qu’ils souhaitent consulter.   Les organisations ont fréquemment recours à SharePoint pour publier des informations destinées à l’ensemble de leurs collègues telles que des documents de RH, des annonces et des mémos.  

Comment SharePoint peut-il être utilisé pour la gestion de contenu ?

  SharePoint met à disposition de nombreuses manières d’ajouter des métadonnées à des fichiers à des fins de tri, d’organisation et de suivi du contenu appartenant aux entreprises. Plus important encore : en tant que plateforme, SharePoint peut forcer l’application d’indicateurs à du contenu au moment où les utilisateurs d’entreprise le téléchargent vers les espaces de collaboration. Dans le cadre de ce processus, ceux-ci peuvent également contraindre les utilisateurs finaux à fournir des métadonnées au sujet des documents.   Une fois que le contenu et les métadonnées sont sur la plateforme, SharePoint permet aux entreprises disposant d’outils de flux d’automatiser :  
  • les processus sur la base d’informations fournies par les utilisateurs finaux ;
  • les outils gérant le cycle de vie du contenu pour permettre la mise à disposition d’enregistrements ;
  • l’élimination d’informations sur la base de règles de l’entreprise.
  La plupart des grandes entreprises et un nombre croissant de plus petites entreprises font confiance à la plateforme SharePoint depuis plus d’une décennie, faisant de SharePoint et de l’écosystème associé une industrie de plusieurs milliards de dollars. Grâce aux nouvelles possibilités offertes par SharePoint Online en tant que composant de l’application infonuagique Microsoft 365, et aux liaisons à des services tels qu’Office 365 et Teams, SharePoint et les services basés sur SharePoint acquièrent une importance croissante dans tous les secteurs d’activité.  

Conclusion

  Dans le cadre de cette courte série de deux articles, nous vous avons présenté ce qu’est SharePoint, quels sont ces principaux avantages et ces utilités. Puis, nous avons abordé quelques-unes des applications SharePoint les plus populaires, en quoi SharePoint contribue-t-il à faciliter la collaboration et, enfin, comment il peut être puissant de l’utiliser comme gestionnaire de documents.

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